What to Prepare Before a First Consultation
Ein Erstgespräch mit einem Logistikdienstleister ist der erste Schritt zu einer rechtskonformen und effizienten Lieferkette. Wer gut vorbereitet kommt, spart Zeit und vermeidet spätere Nachbesserungen. Dieser Beitrag zeigt, welche Unterlagen und Informationen Sie bereithalten sollten – und warum die richtige Vorbereitung direkt die Qualität der Beratung beeinflusst.
1. Vertragsdokumente und bestehende Rahmenverträge
Legen Sie alle aktuellen Verträge mit Frachtführern, Lagerbetreibern und Spediteuren offen. Dazu gehören Rahmenvereinbarungen, Einzelaufträge und Anhänge zu Haftungsfragen. Prüfen Sie, ob Klauseln zur HGB-konformen Lagerhaltung oder zu den Vorschriften des GüKG enthalten sind. Fehlende oder veraltete Regelungen können im Beratungsgespräch direkt adressiert werden.
Besonders wichtig: Dokumentieren Sie, welche Güterarten (z. B. großvolumige Rohstoffe oder technische Hardware) unter welchen Bedingungen transportiert werden. Abweichungen von den gesetzlichen Vorgaben – etwa bei der Temperaturführung oder der Ladungssicherung – müssen im Vorfeld bekannt sein.
2. Betriebsdaten und Flottenübersicht
Stellen Sie eine aktuelle Liste Ihrer Fahrzeuge, Anhänger und Sondertransportmittel zusammen. Notieren Sie die zulässigen Gesamtgewichte, Abmessungen und die technische Ausstattung (z. B. Abbiegeassistenten, Telematiksysteme). Diese Daten sind entscheidend, um zu prüfen, ob Ihre Flotte den Anforderungen des GüKG in der aktuellen Fassung entspricht.
Ergänzen Sie die Übersicht um die durchschnittlichen Auslastungszahlen der letzten sechs Monate. Ein Berater kann so Engpässe erkennen und Optimierungsvorschläge für die Tourenplanung oder die Lagerkapazitäten machen.
3. Nachweise zur Einhaltung von HGB und GüKG
Sammeln Sie alle relevanten Prüfberichte, Zertifikate und behördlichen Genehmigungen. Dazu gehören:
– Nachweise über die regelmäßige Fahrzeugprüfung nach § 30 StVZO
– Dokumentation der Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer
– Lagerbuchführung gemäß § 239 HGB (Wareneingangs- und -ausgangsbelege)
– Genehmigungen für Schwertransporte nach § 3 GüKG
Fehlen einzelne Nachweise, notieren Sie dies. Im Beratungsgespräch kann dann priorisiert werden, welche Maßnahmen zuerst umgesetzt werden müssen, um Bußgelder oder Haftungsrisiken zu vermeiden.
4. Fragen und konkrete Anliegen
Überlegen Sie vorab, welche konkreten Probleme oder Ziele Sie mit der Beratung erreichen möchten. Beispiele: „Wie kann ich die Lagerumschlagshäufigkeit erhöhen, ohne gegen HGB-Vorschriften zu verstoßen?“ oder „Welche technischen Nachrüstungen sind für meine Flotte nötig, um die GüKG-Novelle 2025 zu erfüllen?“
Notieren Sie auch offene Punkte aus vorherigen Audits oder Betriebsprüfungen. Je präziser Ihre Fragen sind, desto gezielter kann der Berater Lösungen erarbeiten. Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie „Wir wollen effizienter werden“ – konkretisieren Sie, wo genau der Hebel liegt.
5. Zeitplan und Budgetrahmen
Geben Sie an, bis wann bestimmte Maßnahmen umgesetzt sein müssen – etwa vor einer anstehenden Betriebsprüfung oder vor dem Start eines neuen Großauftrags. Nennen Sie auch den ungefähren finanziellen Rahmen für Investitionen in Fahrzeugtechnik oder Lagerinfrastruktur. Ohne diese Angaben kann der Berater keine realistischen Handlungsoptionen skizzieren.
Ein Beispiel: „Bis Ende des dritten Quartals müssen alle Fahrzeuge mit Abbiegeassistenten ausgerüstet sein. Das Budget beträgt maximal 80.000 Euro.“ Solche Vorgaben erlauben eine zielgerichtete Beratung und vermeiden unnötige Schleifen.
